MAFUBO PROJECT Charter
CHAPITRE I : Dispositions générales
Article 1 : Interprétation
Les règlements doivent être interprétés de façon à permettre une administration saine et efficace des activités de l’association et des relations harmonieuses entre les membres.
Ces règlements font office de pacte entre les membres du Conseil d’administration de Mafubo projet, pour donner exemple aux membres ordinaires et aux représentantes nationales. Elles se doivent respect et solidarité. Avec franchise et honnêteté, elles doivent travailler de concert pour atteindre les objectifs de l’association.
Article 2 : Définitions
À moins d’indication contraire, dans ces règlements, le mot Mafubo Project désigne la corporation, le mot “administrateurs” désigne le conseil et le mot « conseil » désigne le conseil d’administration.
Article 3 : Objets
La raison d’être de Mafubo Project est :
· Coopérer, solidariser et accompagner les femmes africaines pour atteindre les objectifs du millénaire.
· Promouvoir toute action qui renforcer les capacités des femmes africaines pour atteindre les objectifs du millénaire.
· Réseauter et créer un lobby auprès des décideurs pour qu’ils investissent dans les actions qui renforcent les capacités des femmes africaines pour atteindre les objectifs du millénaire.
· Créer un observatoire pour surveiller la mise en application des engagements pour atteindre les objectifs du millénaire.
Article 4 : Siège social
Le siège social de Mafubo Project est situé à Toronto au Canada.
CHAPITRE Il : Membres
Article 5 : Catégories
Les membres de Mafubo Project se divisent en trois catégories: les membres ordinaires, les membres sympathisants et les membres honoraires. L’appellation « membre » employée aux présentes se réfère aux membres ordinaires. Les membres ordinaires sont des individus et/ou des organismes fondateurs ou demandeurs qui adhèrent aux présents règlements. Ils contribuent à la réalisation de ses objectifs par leur engagement dans les activités courantes de Mafubo Project. Les membres sympathisants sont ceux qui, sans s’engager dans les activités courantes de Mafubo Project adhèrent à sa mission et à ses objectifs, contribuent à leurs réalisations par leurs discours, leurs soutiens financiers et manifestations diverses de soutien. Ils peuvent aussi poser l’acte financier de la cotisation. Les membres honoraires sont ceux qui soutiennent Mafubo Project d’une façon distinctive.
Article 6 : Admission des membres
Une personne physique ou morale est admise comme membre de LWA lorsque les conditions suivantes sont réunies:
· Elle doit s’engager à respecter les objectifs et règlements de Mafubo Project.
· Elle doit être recommandée par un membre de Mafubo Project.
· Elle doit enfin être acceptée par résolution du conseil.
Article 7 : Admission d’un membre honoraire ou sympathisant
Le conseil peut admettre toute personne comme membre honoraire ou sympathisant de Mafubo Project sur simple résolution. La résolution devient valide à partir du moment où la personne confirme par écrit (en remplissant le formulaire établi à cet effet) son acceptation d’être membre honoraire ou sympathisant.
Article 8: Droits des membres
Les membres ordinaires ont le droit d’être convoqués aux assemblées générales, d’y assister, de participer aux délibérations, de proposer et d’appuyer une résolution, de voter et de remplir une fonction élective. Les membres sympathisants et les membres honoraires ont droit d’assister aux assemblées générales régulières ou spéciales des membres sans y être nécessairement convoqués et sans y avoir droit de vote, mais avec droit d’intervention. Ils doivent donc être informés de la date et du lieu de la tenue de ces réunions.
Article 9 : Démission d’un membre
Sans préjudice, un membre peut démissionner en tout temps sur simple avis écrit au conseil. Le membre doit, s’il y a lieu, payer la cotisation de l’année courante, à moins qu’il n’ait démissionné dans les trois (3) mois suivant le début de l’exercice financier.
Article 10 : Suspension ou expulsion des membres
Le conseil peut réprimander, suspendre ou expulser un membre qui a enfreint les règlements, qui a nuit ou se désintéresse de Mafubo Project par ses activités, sa conduite ou ses omissions. Le conseil doit au préalable, lui envoyer une lettre recommandée afin de l’aviser des informations suivantes: les fautes reprochées, la date, l’heure et l’endroit de la réunion où l’on étudiera son cas. Lors de cette réunion, on doit lui donner la possibilité de se défendre. La décision du conseil est sans appel.
Article 11 : Démission ou retrait d’un membre honoraire ou sympathisant
Un membre honoraire ou sympathisant est réputé tel aussi longtemps qu’il ne signifie pas par écrit au conseil son intention de se retirer de Mafubo Project. Sur simple résolution, le conseil peut priver un membre honoraire ou sympathisant de son statut.
CHAPITRE III : Organisation administrative
A. Conseil d’administration
Article 12 : Nombre d’administrateurs
LWA est administré par un conseil composé de neuf (9) administrateurs.
Article 13 : Pouvoirs généraux des administrateurs
Le conseil d’administration a le pouvoir en général de faire toute chose concernant le contrôle et la gestion des affaires de Mafubo Project non contraire à la Loi ou à ses règlements de l’organisation. Le conseil d’administration peut, s’il le juge opportun, adopter un règlement pour emprunter et hypothéquer les biens de Mafubo Project ou pour exercer tout autre pouvoir prévu par la Loi.
Article 14 : Éligibilité
Seuls des membres ordinaires majeurs peuvent occuper les postes d’administrateurs.
Article 15 Durée des fonctions
Les administrateurs sont élus pour un mandat de trois (3) ans renouvelable. Ils demeurent en fonction jusqu’à leur remplacement, réélection ou s’il y a lieu, leur démission, destitution ou disqualification.
Article 16 : Vacance
Un poste devient vacant quand un administrateur se disqualifie, démissionne, est destitué ou cesse d’être membre de Mafubo Project. Malgré une vacance, le conseil demeure apte à siéger à la condition que le quorum soit toujours respecté. Le conseil peut, pour combler une vacance, élire un autre administrateur pour la fin du mandat.
Article 17 : Démission
Sans préjudice, un administrateur peut démissionner en tout temps sur simple avis écrit au conseil. La démission prend effet à la date de l’envoi de cet écrit au conseil ou à la date précisée dans l’avis, la dernière de ces dates étant à retenir.
Article 18 : Destitution
Les membres peuvent, lors d’une assemblée, destituer un administrateur de Mafubo Project. L’avis de convocation de l’assemblée doit mentionner qu’une telle personne est passible de destitution et préciser la principale faute qu’on lui reproche. Lors de cette assemblée, la personne doit avoir la possibilité de se défendre. L’avis de convocation doit aussi préciser que les membres auront la possibilité d’élire un autre administrateur si la proposition de destitution est adoptée. S’il y a lieu, les membres peuvent, à cette assemblée, élire un autre administrateur en remplacement et pour la fin du terme.
Article 19 : Rémunération et indemnisation
La fonction d’administrateur n’est pas rémunérée, mais les administrateurs peuvent être indemnisés des frais et dépenses encourus dans l’exercice de leurs fonctions, quand les finances de Mafubo Project le permettront.
Les salariés de Mafubo Project recevront 300 $ pendant les missions de travail comme perdiem sans nécessité de pièces justicatives, pour leur logement, restauration, déplacement et communications et ils seront dédommagés s’ils ont dépassé cette somme avec preuves à l’appui. Le choix des hôtels doit viser la classe moyenne des villes que nous fréquenteront pour justifier les dépassements. Les membres du CA en missions pour Mafubo Project aura le même Perdiem.
B. Dirigeants
Article 20: Élection
À chaque renouvellement du conseil, les administrateurs élisent parmi eux un président, des vice-présidents, un trésorier, un secrétaire et des conseillers spéciaux. Cette élection a lieu à la réunion du conseil qui suit immédiatement l’assemblée annuelle des membres. Mais ces postes peuvent également être attribués par le vote de l’Assemble Générale.
Article 21 : Président
Le président est l’officier exécutif en chef de Mafubo Project, il s’assure de la direction générale des activités de l’organisation et de la fidélité à ses objectifs . Il préside toutes les assemblées du conseil et des membres. Il s’assure de la bonne exécution des décisions du conseil et exerce tous les pouvoirs qui lui sont confiés par le conseil d’administration.
Article 22 : Vice-président
Le vice-président assiste le président dans ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, et en ces conditions il a pleins pouvoirs.
Article 23 : Trésorier
Le trésorier a la charge et la garde des fonds de Mafubo Projet. A même ces fonds, il tient un relevé précis des opérations financières de Mafubo Project. Pour la gestion journalière, il met à la disposition de la responsable exécutif les fonds nécessaires pour les paiements autorisés.
Article 24 : Secrétaire
Le secrétaire rédige les procès-verbaux des assemblées et des réunions en y inscrivant les présences et les décisions qui ont été prises. Il est aussi le dépositaire des rapports, documents et correspondance de l’organisation. Il rédige les invitations et autres convocations pour les réunions et conseils de Mafubo Project.
C. Comité exécutif
Article 25 : Composition
Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont membres d’office du comité exécutif. Au moins deux (2) membres du comité exécutif sont des membres fondateurs. Nominativement le secrétariat exécutif sera assuré par le Dr Hon Monique Mujawamariya tant qu’elle remplira son mandat de coordination, développement et recherche des fonds et d’assurer le renforcement du rôle de Mafubo Project pour promouvoir l’autonomisation financière des femmes africaines et de promouvoir la réussite des objectifs du Millénaire.
Comme fondatrice elle siège mais ne vote pas au conseil d’administration ainsi qu’au comité exécutif.
Article 26 : Pouvoirs du comité exécutif
Entre les assemblées du conseil, le comité exécutif exerce tous les pouvoirs qui, en vertu de la Loi sur les OSBL, de l’acte constitutif et des règlements de Mafubo Project, sont dévolus généralement au comité, sauf les pouvoirs qui, en vertu de dispositions expresses de la Loi sur les OSBL, doivent être exercés par le conseil.
Article 27 : Rapport aux administrateurs
Le comité exécutif rend compte de ses actes à chaque réunion du conseil d’administration. Le secrétaire présente alors les procès-verbaux des réunions qu’a tenues le comité exécutif.
D. Commissions, Comités et représentations nationales
Article 28 : Commissions
Le conseil doit former des commissions de travail afin de leur confier certaines tâches ou certaines études intéressant Mafubo Project dans son ensemble. Le nombre de membres d’une commission ne peut cependant en aucun cas être inférieur à trois. À chaque membre du conseil d’administration est présidente d’une commission, qu’elle doit développer pour promouvoir les objectifs et les principales préoccupations de Mafubo Project.
Article29 : Les comités
Le conseil peut former des comités de travail afin de leur confier certaines tâches ou certaines études intéressant Mafubo project dans son ensemble. Mafubo Project peut former des comités de sélection dont le nombre et le choix des membres sont déterminés par le conseil d’administration. Le nombre de membres d’un comité de sélection ne peut cependant en aucun cas être inférieur à trois. À chaque membre du comité exécutif est attaché une commission reflétant les principales préoccupations de Mafubo Project.
Article 30 : Fonctions et pouvoirs d’un comité
Un comité de sélection a comme fonction, après étude du projet candidat à l’assistance de Mafubo Project, de recommander au conseil d’administration les projets qui peuvent recevoir le soutien de Mafubo Project : de l’assistance financière, matérielle ou humaine. Un comité de travail ou un comité de sélection ne peut prendre position publiquement, ni prendre des engagements financiers ou autre au nom de Mafubo Project, ni réunir des fonds du public, à moins de résolutions du conseil l’autorisant à prendre des dispositions en ce sens dans des circonstances déterminées.
Article 31 : Représentation Nationale
Le conseil peut autoriser la constitution d’une section nationale ou régionale de Mafubo Project dans d’autres pays sur présentation d’une demande en ce sens signée par un nombre raisonnable de membres domiciliés dans un même pays ou sur recommandation d’un membre du conseil d’administration de Mafubo Project. Les activités d’une représentation Nationale serviront à promouvoir les objectifs de Mafubo Project dans le pays ciblé. La demande soumise au conseil indiquera les noms d’au moins deux (2) signataires susceptibles d’agir comme responsables de la représentation. Le conseil choisira l’une de ces personnes comme responsable. Le responsable sera tenu d’informer régulièrement le conseil des activités prévues par la représentation, d’obtenir les approbations nécessaires et de lui soumettre pour chaque activité un rapport détaillé et, le cas échéant, un rapport financier. Le conseil se réserve le droit de désaccréditer une représentation. Une représentation ne peut prendre position publiquement, ni prendre des engagements financiers ou autres au nom de Mafubo Project, ni réunir des fonds du public, à moins de résolutions du conseil l’autorisant à prendre des dispositions en ce sens dans des circonstances déterminées.
E. Dispositions financières
Article 32 : Exercice financier
L’exercice financier de Mafubo Project débute le 1er avril et se termine le 31 mars de chaque année.
Article 33 : Livres et comptabilité
Le conseil fait tenir par le trésorier de Mafubo Project ou sous son contrôle, un, des livres ou des logiciels de comptabilité dans lesquels sont inscrites toutes les sommes d’argent reçues et employées par Mafubo Project, les recettes et déboursés qui ont été reçus ou effectués, toutes les ventes et les achats de valeurs et d’autres biens par Mafubo Project, le passif et l’actif de Mafubo Project et toutes autres transactions financières de Mafubo Project. Ce ou ces livres ou ces logiciels sont tenus au siège social de Mafubo Project ou en tout endroit à Cap Town que le conseil d’administration juge approprié et sont ouverts en tout temps à l’examen du président ou du conseil.
Article 34 : Vérification
Les livres et états financiers de Mafubo Project sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le ou les vérificateurs nommés à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres. Et pour garantir une transparence totale Mafubo Project se dotera des services d’une maison d’audit de réputation internationale.
Article 35 : Effets de commerce et contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature de Mafubo Project sont au préalable approuvés par le conseil d’administration. Le président, la trésorière et la directrice des projets ou tout autre membre du conseil désigné sur résolution des administrateurs peuvent, conformément aux décisions du conseil, signer les contrats, chèques, billets ou autres documents au nom de Mafubo Project. Deux signatures sont requises pour les contrats et les effets de commerce mais la signature du plus haut responsable de l’exécutif qui a trouvé les fonds reste incontournable. Aucune personne, si elle est syndic, administrateur ou officier d’une association, corporation, société ou compagnie à but non lucratif autre que Mafubo Project, ne peut à une assemblée du conseil d’administration de Mafubo Project ou dans un comité de sélection, voter ni en faveur, ni contre, une proposition concernant une subvention, un contrat ou projet de contrat entre Mafubo Project et l’autre association, corporation, société ou compagnie à but non lucratif dont la dite personne est syndic, administrateur ou officier.
Article 36: Garde des valeurs
Les valeurs ou autres titres de Mafubo Project peuvent, de temps à autre, être mis en garde à toute société de fiducie ou à toute autre institution financière que peut déterminer le conseil d’administration et ayant son siège social en Afrique. Toutes les valeurs ou autres titres ainsi mis en garde peuvent être retirés, de temps à autre, sur autorisation du conseil d’administration, et telle autorisation peut être générale ou ne s’appliquer qu’à des titres ou valeurs spécifiques. Toute telle institution ainsi choisie comme gardienne des valeurs par le conseil d’administration est entièrement protégée dans la mesure où elle agit en conformité des directives du conseil d’administration, et telle ne sera, en aucune circonstance, responsable de l’échéance des valeurs ou autres titres retirés.
F. Élection des administrateurs
Article 37 : Comité de mise en candidature
Le comité de mise en candidature est composé de trois (3) membres nommés par le conseil d’administration parmi ses membres. Le comité de mise en candidature prépare une liste des postes vacants ainsi que ses propres recommandations quant au choix des candidats à ces postes.
Article 38 : Autres nominations
Les membres peuvent soumettre par écrit la candidature de l’une ou plusieurs personnes, dûment qualifiées aux termes de la Loi et des présents règlements, à un poste déterminé. Cette candidature doit être appuyée par la signature d’au moins quatre (4) membres en règle. Cette candidature doit aussi être accompagnée d’une déclaration à l’effet que cette personne accepte que sa candidature soit posée. Les mises en candidature doivent être soumises au dit comité au plus tard sept (7) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Article 39: Procédure d’élection
Si pour un poste déterminé, aucun candidat autre que celui suggéré par le comité de mise en candidature n’est proposé, ce candidat est élu d’office à ce poste. Si pour un poste déterminé, un ou plusieurs candidats autres que celui suggéré par le comité de mise en candidature est proposé, le vote sur ce poste est alors pris, de la manière indiquée à l’article 42 ci-après.
CHAPITRE IV : Assemblées et réunions
A. Assemblées des membres
Article 40 : Assemblée annuelle et assemblée spéciale
L’assemblée annuelle a lieu dans les cinq (5) mois suivant la fin de l’exercice financier. Le conseil convoque une assemblée spéciale quand il le juge opportun. Le président du conseil doit convoquer une assemblée spéciale sur requête écrite d’au moins trente pour cent (30%) des membres ordinaires. Cette requête doit suggérer un ordre du jour précis. Le conseil fixe la date, le lieu et l’ordre du jour d’une assemblée. Ces informations sont données dans l’avis de convocation.
Article 41: Convocation
Le conseil convoque une assemblée en envoyant un avis écrit à chaque membre ordinaire au moins quinze (15) jours avant la date prévue. L’avis peut être envoyé par courrier ordinaire ou par tout autre moyen acceptable (ex. courriel). Le membre doit fournir à Mafubo Prject une adresse à laquelle peuvent lui être expédiés les avis qui lui sont destinés. Aucune irrégularité dans l’avis ou dans la signification de l’avis ni une omission involontaire et accidentelle à donner l’avis ni la non réception de l’avis par un membre, ne doit invalider les mesures adoptées par et à l’assemblée.
Article 42 : Quorum
À une assemblée des membres, le quorum est constitué par la majorité simple des membres ordinaires présents. Un membre peut se faire représenter par quelqu’un d’autre à une assemblée par procuration écrite.
Article 43 : Procédures
Le président dirige toute assemblée et le secrétaire en est d’office secrétaire. En cas d’absence, le secrétaire est remplacé par toute autre personne élue pour occuper le poste. Le président d’assemblée dirige les délibérations de l’assemblée générale. Les décisions se prennent à majorité simple, le vote se faisant à main levée. Le président de l’assemblée a droit à un second vote (vote prépondérant) en cas d’égalité des voix. Le vote peut se faire à scrutin secret lorsqu’un membre appuyé par trois autres membres en fait la demande avant le vote à main levée. Toutes les décisions prises par l’assemblée doivent être consignées dans un procès verbal signé par le président de la réunion et le secrétaire.
B. Réunions du conseil
Article 44 : Date, lieu, projet d’ordre du jour
Le président fixe la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de toute réunion du conseil. Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que l’exigent les besoins de Mafubo , mais au moins deux fois par année et pas plus de 4 fois par an.
Article 45 : Convocation
Le président convoque une réunion en avisant chaque administrateur, verbalement ou par écrit, au moins quinze (15) jours avant la date prévue. Tout membre du conseil dûment appuyé par deux autres membres du conseil peut convoquer une réunion du conseil sur un ordre du jour précis. Cette convocation doit être faite par lettre au moins quinze (15) jours avant la date prévue. En cas d’urgence, l’avis peut n’être que de 24 heures.
Article 46 : Renonciation à l’avis
Un administrateur peut renoncer par écrit ou tout autre moyen, à l’avis de convocation d’une assemblée du conseil, soit avant, soit après la tenue de la réunion. Sa présence à la réunion équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.
Article 47: Quorum
La majorité simple des administrateurs en fonction constitue le quorum. Un administrateur ne peut être représenté que par un autre administrateur. Le vote par procuration est permis. Toutefois, aucune séance ne peut comporter plus de deux (2) procurations, et aucun membre ne peut représenter plus d’une personne.
Article 48 : Procédures
Le président et le secrétaire sont d’office président et secrétaire de toute réunion du conseil. En cas d’absence, le secrétaire est remplacé par toute autre personne élue pour occuper le poste. Le président d’assemblée dirige les délibérations du conseil. Le vote se prend à main levée à moins qu’un administrateur, appuyé par un autre ne demande le vote secret. Le président d’assemblée a droit à un second vote (vote prépondérant), s’il y a égalité des voix. Toutes les décisions prises par le conseil doivent être consignées dans un procès verbal signé par le président de la réunion et le secrétaire.
Article 49 : Résolutions écrites
Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une réunion en bonne et due forme du conseil. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès verbaux des délibérations du conseil.
C. Réunions du comité exécutif
Article 50 : Convocation
Le président convoque et dirige les réunions du comité exécutif. Tout autre membre du comité exécutif peut convoquer une réunion du comité sur un ordre du jour précis. Cette convocation peut être faite par lettre, téléphone ou tout autre moyen acceptable. Aucun délai minimum de convocation n’est nécessaire.
Article 51 : Quorum
Toute réunion du comité exécutif est réputée validement convoquée et tenue si le quorum est constaté. La majorité simple des membres en fonction constitue le quorum aux réunions du comité exécutif.
Article 52 : Vote et procès verbal
Toutes les décisions prises par le comité exécutif le sont par vote majoritaire des membres présents et elles sont consignées dans un procès verbal signé par le président de la réunion et le secrétaire.
CHAPITRE V : Modification au règlement et fin de Mafubo project
Article 53 : Modification au règlement
Toutes les propositions ayant pour objet de modifier le présent règlement doivent être préalablement transmises au Conseil qui en fait le sujet de ses délibérations. Toute proposition de modification au règlement doit être mentionnée à l’avis de convocation de l’assemblée générale des membres. Toute modification au règlement ne peut être valablement adoptée que par le vote favorable d’au moins les deux tiers (2/3) des membres présents et aptes à voter.
Article 54 : Dissolution
Mafubo Project ne peut être dissout que si le conseil d’administration vote une motion en ce sens. Une telle motion peut être réclamée par les membres ordinaires si les deux tiers (2/3) au moins de ces membres ordinaires présents à une assemblée spécialement convoquée à cet effet y consentent explicitement.
Article 55 : Liquidation
Lors de la liquidation de Mafubo Project, tous les biens et avoirs restants, après paiement des dettes et des frais de liquidation, sont remis à un ou plusieurs organismes enregistrés, sans but lucratif poursuivant les mêmes buts ou des buts semblables ou connexes à ceux que poursuit Mafubo Project.
Contre tout débiteur de Mafubo Project, et à assister et à voter à toutes les assemblées des créanciers de tout débiteur de Mafubo Project, et à accorder des procurations à cet effet.
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